Vad kostar ett bokningssystem för restauranger? Helhetskostnaden.
Månadsavgiften är bara en del. En uppriktig genomgång av vad ett bokningssystem kostar: uppstart, transaktioner, support och vad du bör säga nej till.
De flesta bokningssystem säger "från X kr/mån" på sin förstasida. Det är sällan hela bilden. Här är vad du faktiskt borde räkna med när du jämför system, och var dolda kostnader brukar gömma sig.
1. Månadsavgiften
Den synliga delen. På den svenska marknaden ligger månadspriser för restaurang-bokningssystem mellan 395 kr (Bordflow Standard) och 1 990 kr (enterprise-segment) per restaurang. Det är 4 740 till 23 880 kr per år. Det är inte småpengar för en oberoende restaurang.
Lite saker att titta efter:
- Per restaurang eller per zon? Vissa system debiterar per zon (inne + ute = två avgifter). Andra inkluderar zoner i basen.
- Volym-tak? "Obegränsade bokningar" är inte standard. Kolla finstilta.
- Antal personalkonton? Vissa system tar extra per användare.
2. Uppstartsavgiften
De flesta system tar mellan 2 000 och 5 000 kr i engångsavgift för att "sätta upp dig". Det innebär ofta att de loggar in, kopierar din nuvarande borduppställning från en PDF du mejlar dem, och tar betalt för tiden.
Det här borde inte kosta något om systemet är välbyggt. Att lägga upp tio bord, tre zoner och öppettider bör ta dig under fem minuter på egen hand. Kräver systemet en utbildning för att begripas är det inte ditt problem, det är deras design.
3. Bindningstid och uppsägning
Ett av de större kostnadsbeslagen är ofta gömt här. Många bokningssystem har 12–24 månaders bindningstid, och om du säger upp efter 6 månader får du betala resten av perioden ut.
Räkneexempel: 795 kr/mån × 18 månader = 14 310 kr som du sitter låst i, oavsett om du faktiskt använder systemet.
Acceptera inte bindningstider över 1 månad. Det är ingen anledning att de existerar, annat än att skydda säljaren mot kunder som inser att produkten inte håller.
4. SMS-påminnelser
De flesta system erbjuder SMS-påminnelser, men nästan alltid som ett tillägg. Räkna med 0,80 till 1,50 kr per SMS. Om du har 30 bokningar per dag och skickar en påminnelse var = 30 SMS/dag × 30 dagar = ~1 200 kr/månad extra.
Det är ofta värt det, no-show går ner mätbart, men räkna in det i totalkostnaden innan du tackar ja.
5. Transaktionsavgifter (prepayment, depositum, biljetter)
Om systemet tar förskottsbetalning för no-show-skydd eller säljer biljetter för evenemang, finns det oftast en avgift ovanpå Stripe/Klarnas vanliga. Räkna med 1 till 3% extra ovanpå de 2,9% Stripe redan tar.
6. Vad systemet aldrig får kosta
- Support: du ska få svar utan att betala extra. Period.
- Data-export: du äger dina gäster. Om systemet vill ha betalt för att ge dig din egen data tillbaka, byt direkt.
- Att lägga till ett bord: en del system tar betalt per "resurs" eller låser tabeller bakom en högre plan. Det är gris.
- Att uppgradera planen: uppgraderingen ska kosta mellanskillnaden, inte en separat "byte-avgift".
Den ärliga totalkostnaden
För en typisk medelstor restaurang som vill ha ett komplett bokningssystem med SMS-påminnelser, planritning, gästdatabas och Google Reviews-automation. Räkna mellan 500 och 1 500 kr/mån totalt om du väljer rätt system. Allt över det är extra du borde ifrågasätta.
Vi har försökt landa Bordflow på 395 kr/mån (Standard) eller 695 kr/mån (Pro) just för att vi tycker att den här branschen ska kosta vad den faktiskt skapar, inte vad konkurrensen tillåter.
Vad du borde fråga säljaren
- Vad är total månadskostnad inklusive alla tillägg jag faktiskt behöver?
- Finns det bindningstid? Hur säger jag upp?
- Vad får jag ut om jag exporterar min data?
- Vem svarar när jag mejlar support, och hur snabbt?
- Kan jag lägga upp systemet själv?
Är svaret på sista frågan "nej, vi gör det åt dig" är det inte ett bra tecken. Bra mjukvara känns självklar.