Julbordsbokningar: ta emot dem utan kaos
Julbordet säljs i oktober och november. Så tar ni emot sittningar, stora sällskap och förfrågningar utan att telefonen äter upp eftermiddagarna.
Julbordet äts i december men bokas nu. Företagen ringer runt i oktober, och den som svarar först med ett tydligt besked får sällskapet. Den som ber att få återkomma på torsdag får det ofta inte.
Det mesta av julbordsstressen handlar inte om maten. Den handlar om bokningarna: sittningar som ska hållas isär, sällskap på arton som vill sitta ihop, och en telefon som ringer mitt i lunchen. Här är hur vi skulle lägga upp det.
Börja med att öppna december
Det här missar förvånansvärt många. De flesta bokningssystem släpper bara fram ett visst antal dagar i förväg. Hos oss är förvalet trettio dagar. Det är rimligt en vanlig vecka och alldeles för kort i oktober, när någon vill boka den 11 december.
Gå in under bokningsreglerna och höj hur långt fram gäster får boka. Det tar en minut och är skillnaden mellan att sälja julbordet nu och att sälja det när alla andra redan har gjort det.
Lägg sittningarna som evenemang
Ett julbord är inte en vanlig bordsbokning. Det har ett fast pris, en fast starttid och ett fast antal platser. Behandlar ni det som vanliga bord får ni sällskap som bokar 18:15 till en sittning som börjar 17:00.
I Bordflow lägger ni upp varje sittning som ett evenemang: Julbord fredag 11 december, 17:00, pris per person, antal platser. Gästen väljer sittning och antal i widgeten och får en bokningsreferens. När platserna är slut står det slutsålt, och ingen behöver ringa och fråga.
Betalningen sker hos er på plats. Ni får en gästlista per sittning att pricka av i dörren.
Stora sällskap: säg inte nej, säg mejla
Ett företag som vill komma tjugofem personer ska inte mötas av ”max 8 gäster”. Det ska inte heller kunna boka halva matsalen med två tryck utan att ni har sagt ja.
Mellanvägen är en rad i widgeten: Fler än 8? Mejla oss. Ni sätter gränsen. Sällskapet hör av sig, ni svarar med en offert och lägger in bokningen själva. Då slås bord ihop för sällskapet, så ni slipper räkna stolar.
Fråga vad de firar
Snabbvalet Firar ni något? har ett alternativ som heter Jobbmiddag. Det låter litet, men det är just den uppgiften som avgör om ni ska ställa fram en mikrofon eller hålla bordet lugnt.
Sälj det lilla extra före Boka
Glögg vid ankomst, ett snapspaket, en timme extra i lokalen. Lägger ni upp det som tillval får gästen frågan Vill ni lägga till något? precis innan bokningen är klar, med ert pris. Summan betalas på plats. Den som inte vill trycker förbi.
Håll köket vid liv
December är månaden då alla vill komma klockan sju. Med bokningstakt sätter ni ett tak för hur många nya gäster som får komma per kvart, så att kvällen fylls på i den takt köket klarar. Bokningstakten ingår från Standard.
Glöm inte dagarna ni har stängt
Julafton, mellandagarna, den där måndagen då hela personalen är på egen julfest. Lägg in dem som specialdagar, så tar widgeten inte emot bokningar som ni sedan måste ringa och ta tillbaka.
En kort checklista
- Höj hur långt fram gäster får boka, så december är öppet.
- Lägg upp sittningarna som evenemang med pris och antal platser.
- Slå på ”Fler än N? Mejla oss” för stora sällskap.
- Slå på snabbvalet Firar ni något.
- Lägg upp ett eller två tillval.
- Lägg in stängda dagar som specialdagar.
Vill ni se hur gästen möter det här? Läs om bokningswidgeten, eller om bordsbokning online på er egen hemsida.